هفت اصل رفتاری که باید در زمان نوشتن پیامک رعایت کنید

تاریخ انتشار: پنجشنبه ۱۳۹۹/۰۶/۰۶


به نظر می‌رسد تماس‌های تلفنی جای خود را به پیامک‌های تبلیغاتی داده‌اند. پیامک روش ارتباطی ساده‌ای است که کاربرد آن به ویژه در حوزه بازاریابی به نحوی گسترده رو به رشد است و توسط تمامی گروه‌های سنی استفاده می‌شود.  


اگرچه پیامک بسیار سریع و راحت است، اما چالش‌های مختص خود را دارد. ممکن است واژه‌ها به صورت اشتباه برداشت شوند، پیام‌ها ناقص ارسال شوند و یا حتی بدون اینکه بدانید ممکن است برخی اصول را نقض کنید. در ادامه هفت مورد از اصول رفتاری مهم معرفی می‌شود که بهتر است در زمان ارسال پیامک به خاطر داشته باشید.


  • مخاطب خود را بشناسید 
هر پیامک در واقع تصویری مشخص از خودتان است و به همین دلیل بسیار مهم است که خودتان را به طریقی معرفی کنید که می‌خواهید به نظر برسید. در واقع به همان روشی که برای دوستان یا خانواده‌تان پیام ارسال می‌کنید، نباید برای همکاران، مشتریان یا خریداران محصولتان پیام ارسال کنید. هر کدام روش خود را دارد، قبل از ارسال حتماً چک کنید که این پیام متناسب برای مخاطبتان باشد. 

  • به صورت شفاف ارتباط برقرار کنید 
گیرنده پیام بایستی به طور واضح متوجه پیامتان شود، اگر پیام شما به صورت اشتباه برداشت شود، این ارتباط اشتباه ممکن است منجر به اختلاف و نزاع شود و یا ممکن است باعث از دست رفتن فرصت‌های تجاری یا حتی ضرر و زیان شود. مطمئن شده پیامتان کاملاً شفاف و قابل درک باشد و قبل از فشار دادن دکمه ارسال حتماً این مسئله را بررسی کنید. 

  • فوراً پاسخ دهید 
هنگامی که یک نفر برای شما پیامی را ارسال می‌کند، فرض بر این است که شما پیامک وی را دریافت کرده‌اید و انتظار دارد فوراً به پاسخ دهید. البته مادامی که در دسترس نباشید تا سریعاً پاسخ دهید مشکلی نیست، در غیر این صورت عدم پاسخ به پیامک دریافتی ممکن است به عنوان بی‌توجهی شما در نظر گرفته شود. در صورتی که بنا به دلیلی نمی‌توانید سریعاً به پیامک دریافتی پاسخ دهید، در اولین فرصت بابت تأخیر در پاسخ‌دهی خود عذرخواهی کنید. 

  • استفاده از نمادها و ایموجی‌ها تنها در زمان صحیح و مواقع ضروری 
در زمان ارسال یک پیام گاهی نیاز است به جای عبارت یا واژه‌ای از یک صورت خندان یا ناراحت استفاده کرد، به همین دلیل است که این ویژگی به کیبورد تلفن‌های همراه اضافه شده است. قبل از ارسال یک پیام خوب فکر کنید که آیا استفاده از ایموجی‌ها برای این پیام و مخاطب مناسب است. به طور مثال اگر در ارتباطات کاری یا تجاری استفاده از این ایموجی‌ها مناسب نیست و یک صورت خندان ممکن است اهمیت پیام شما را کاهش دهد. از ایموجی‌ها برای ارتباطات شخصی استفاده کنید، در سایر موارد گزینه مناسبی به شمار نمی‌روند. 

  • خسته‌کننده نباشید 
اگر پاسخ یک پیام دو کلمه‌ای را با یک یا چند پاراگراف بدهید، در نظر مخاطب بسیار نامناسب است. اگر یک پیام حاوی تنها دو کلمه دریافت کردید، احتمال دارد فرستنده پیام عجله داشته و زمان کافی در اختیار نداشته است، بنابراین به پاسخ فوری هم نیاز دارد. اگر نیاز جزئیات بیشتری را ارائه دهید یا یک توضیح خاص را ارسال کنید، بهتر است از طریق تماس تلفنی این کار را انجام دهید. 

  • صبور باشید
در زمان ایجاد یا ارسال پیامک همان رفتاری را داشته باشید که در زمان مکالمه دارید. قطع کردن صحبت دیگران رفتاری غیرمحترمانه و بی ادبی است، این رفتار برای پیامک‌ها هم نامناسب است. قبل از اینکه چندین پیام پشت سر هم ارسال کنید، به گیرنده پیام فرصت کافی بدهید پاسخ شما را بدهد. 

  • بدانید چه زمانی مکالمه پایان یافته است 
پیامک هم مانند مکالمات شفاهی یا کتبی است، با ملاحظه رفتار کنید. لازم است بدانید که چه زمانی مخاطب آماده توقف ارسال پیام است و در این موقع سعی نکنید به ارسال پیام ادامه دهید یا با جملاتی شبیه «کجا هستید؟» یا «چرا جواب نمی‌دهید؟» گیرنده پیام را آزار ندهید. 
اگر در زمان ایجاد یا ارسال پیامک احتیاط نکنید، اشتباهات به وجود آمده ممکن است باعث شرمساری و یا خسارات سنگینی شوند. حتی ممکن است باعث گیج شدن و ناراحتی دوستان، مخاطبین و مشتریان شما شوند. قبل از ارسال پیامک این هفت اصل را به خاطر داشته باشید، مطمئناً مهارت‌های ارتباطی شما بهبود خواهد یافت. در این صورت می‌توانید به موفقیت خود امیدوار باشید.