پنج قانون طلایی پیامک‌های کاری که هرگز نباید نقض شوند

تاریخ انتشار: چهارشنبه ۱۳۹۹/۰۶/۰۵


آیا اساساً چیزی به نام پیامک‌های کاری وجود دارد؟ آیا حرفه‌ای‌تر نیست که با مشتری تماس تلفنی گرفته شود یا یک پیام ساده برای وی ارسال شود؟ و اگر چنین نوع پیامکی وجود دارد، قوائد نگارش پیامک کاری چه هستند و چه زمانی باید یا نباید از آن‌ها استفاده کرد؟ 


در دنیای مدرن امروز تلفن‌های همراه و ارتباطات جمعی موضوعات و مسائل بسیاری را در جوامع کاری و تجاری مطرح کرده است. در این مقاله به برخی از این مسائل پاسخ داده شده و به طور خلاصه نشان می‌دهد چه قوائد و ویژگی‌هایی در یک محتوای کاری و تجاری باید رعایت شود. 
افرادی که در زمینه محتوای کاری یا تجاری فعالیت می‌کنند، استفاده از تلفن‌های همراه اجتناب‌ناپذیر است. مدت‌هاست که تماس‌های صوتی جزء مهمی از حوزه کاری به شمار می‌روند، اما به تازگی پیامک‌های انبوه نیز وارد این عرضه شده است. برای موفقیت در این زمینه افراد باید با چگونگی ایجاد، زمان ارسال و دلیل ارسال پیامک‌های کاری آشنا شوند. 
قوانینی که در ادامه معرفی می‌شوند مربوط به حوزه یا صنعت خاصی نیست و برای تمامی حرفه‌ها کارایی دارد. این پنج قانون شامل از حروف اختصاری اجتناب کنید؛ هرگز در اولین تماس پیام ندهید؛ مختصر و کوتاه پیام دهید؛ زمان مناسب برای تماس یا ارسال پیامک را شناسایی کنید؛ و به زمان گیرنده پیام احترام بگذارید. 

قوانین پیامک‌های کاری که نباید نقض شوند 


1. از حروف اختصاری اجتناب کنید

اکثر مردم در زمان ارسال پیامک از حروف اختصاری استفاده می‌کنند. به همین دلیل امروزه اکثر افراد با آن آشنا بوده و استفاده از آن‌ها در نگارش یک پیام کوتاه امری عادی است. در حالی که استفاده از این حروف در پیامک‌های کاری باعث غیر رسمی به نظر رسیدن پیام می‌شود. 

حروف اختصاری در برخی زبان‌ها به ویژه در زبان انگلیسی به عنوان اصطلاحات عامیانه در نظر گرفته می‌شوند. اگر در مکالمات کاری خود از اصطلاحات عامیانه استفاده نمی‌کنید، در زمان نگارش پیام‌های کاری نیز نباید از آن‌ها استفاده کنید. به کار بردن اصطلاحات عامیانه یا حروف اختصاری به نوعی حالت غیر رسمی و صمیمیت به محتوای ارسالی می‌دهد که ممکن است برای مخاطب یا مشتری شما مطلوب نباشد و با آن احساس راحتی نکند. 

به علاوه در زمان تعاملات کاری ممکن است با افرادی از فرهنگ‌ها و گویش‌های مختلف در ارتباط باشید و این اصلاحات برای آن‌ها خوشایند نباشند. استفاده از حروف اختصاری باعث گیج شدن و برداشت اشتباه آن‌ها از پیامک کاری ارسالی می‌شود. در نهایت ارتباطات مبهم و نامخص بین شرکت و مشتری ایجاد می‌شود که نتیجه حاصل از آن تفاوت آشکاری با با نتایج یک معامله موفق یا یک رابطه کاری حرفه‌ای دارد. 


2. هرگز در اولین تماس پیام ندهید

اولین تماس و ارتباط کاری با یک مشتری، یکی از مهمترین مراحل در جذب و حفظ مشتری است. به همین بهتر است اولین تماس از طریق پیامک صورت نگیرد. 

تماس صوتی و ارتباطات رو در رو برای اولین تماس مزایای زیادی دارد که ممکن است با ارسال پیام حاصل نشوند. به طور مثال در صورت تماس صورتی یا ملاقات حضوری می‌توانید با مشتری آشنا شده و صدای مشتری، زبان بدن، یا لحن صحبت کردن مشتری را شناسایی کنید. در صورتی که پیامک‌ها به ویژه پیامک‌های کاری این امکان را فراهم نمی‌کنند. 

به علاوه پیامک‌های کاری حاوی سطح مشخصی از آشنایی و صمیمیت هستند. در اولین ارتباط کاری با یک مشتری، ایجاد صمیمیت یا حس آشنایی هدف اصلی نیست. حفظ ویژگی‌های کاری، حالت رسمی و احترام ویژگی‌های مهمتری در اولین برخورد هستند. به همین دلیل در اولین ارتباط با مشتری نباید از پیامک استفاده کرد. 


3- مختصر و کوتاه پیام دهید 

یکی دیگر از قوائد مهم در ایجاد پیامک‌های کاری این است که باید به صورت مختصر نوشته شوند. انتقال هر گونه اطلاعات که بیش از یک تا دو خط باشد باید از طریق ایمیل، تماس صوتی یا ارتباطات رو در رو انجام شود. 

ویژگی اصلی پیامک، کوتاه بودن آن است. ماهیت این خدمات در اصل از اسم آن «خدمات پیام کوتاه» مشخص است. پیامک‌های کاری نیز با پیامک‌های عادی تفاوتی ندارند، باید به صورت کوتاه و خلاصه باشند. پیام‌های کوتاه‌تر را از طریق پیامک ارسال کنید و برای ارسال پیام‌های بلندتر از سایر روش‌ها استفاده کنید. به گیرنده نشان دهید که برای وقت او ارزش قائل هستید. 

در حقیقت پیام طولانی‌تر اغلب به پاسخ طولانی هم نیاز دارند. برای بسیاری از افراد تایپ کردن حروف در گوشی‌های هوشمند یا گوشی‌های معمولی تلفن همراه دشوار است. نوشتن یک پاسخ طولانی ممکن است بسیار زمان‌بر و آزاردهنده باشد. در این راستا اگر یکی از طرفین برای صرفه‌جویی در زمان برخی از اطلاعات را حذف کند، این احتمال وجود دارد که اطلاعات مهمی در این رابطه نادیده گرفته شود یا فراموش شود. 


4- زمان مناسب برای تماس یا ارسال پیامک را شناسایی کنید

تمامی مکالمات را نمی‌توان از طریق پیامک ارسال کرد. برخی مطالب برای اینکه به صورت پیامک اعلام شوند مناسب نیستند. برخی مکالمات باید به صورت تماس صوتی اطلاع داده شوند و البته باید بدانید که این گونه اطلاعات نباید در اولین تماس گفته شوند، فرصت‌های بسیاری برای اعلام آن‌ها وجود دارد. محتوای و مفهوم متن پیامک کاری یا سایر ارتباطات بسیار مهم است. 

بسیاری از موضوعات کاری ممکن است نیاز به مکالماتی با ماهیت خصوصی‌تر داشته باشند. این اطلاعات نباید هرگز از طریق پیامک منتقل شوند، زیرا پیامک‌ها به راحتی در معرض دید یا خوانده شدن قرار می‌گیرند. به طور مثال اطلاعات پزشکی بهتر است از طریق روش‌های امن‌تری ارسال شوند. 

به علاوه اطلاعات احساسی باید از طریق روش‌های شخصی‌تر انتقال داده شود. با این کار فرستنده اطلاعات متوجه می‌شود که فرد گیرنده به درستی اطلاعات را دریافت کرده است. 

به طور کلی مکالمات طولانی‌تر و صمیمی‌تر یا حساس‌تر با مشتری یا شرکا باید از طریق تماس صوتی یا رو در رو انجام شود. تماس‌های تلفنی حالت شخصی‌تر از پیامک‌ها دارند و بسیاری از ارتباطات صمیمانه‌تر و غیر رسمی‌تر باید از ارتباطات پیامکی حذف شود. 


5- به زمان گیرنده پیام احترام بگذارید 

در زمان ارتباط کاری باید تشخیص دهید که کدام یک از تماس صوتی یا ارسال پیامک به مشتری حرفه‌ای‌تر است. گاهی پاسخ این پرسش به ساعتی از روز بستگی دارد که این ارتباط برقرار می‌شود. 

حتی وقتی که ارسال پیامک مناسب‌تر است قبل از ارسال بررسی کنید که آیا زمان مناسبی از شبانه روز را انتخاب کرده‌اید. به طور کلی در اکثر نقاط جهان تماس‌های اولیه مربوط به بازاریابی و فروش بین ساعات 8 صبح تا 9 شب صورت می‌گیرد. البته در تماس‌های بعدی و برای پشتیبانی یا ارائه خدمات بهتر گاهاً در ساعات دیگری هم تماس گرفته می‌شود. 

برخی از شرکت‌ها تنها در طول ساعات کاری تماس می‌گیرند یا پیام خود را ارسال می‌کنند، یا ظرف یک تا دو ساعت بعد از ساعات کاری این کار را انجام می‌دهند. 

از برخی جهات پیامک انعطاف‌پذیرتر است. به طور مثال ارسال پیامک‌های کاری در صبح زود امر غیرعادی نیست، زیرا گیرنده مجبور نیست همان موقع پاسخ پیامک را بدهد. با این وجود ارسال پیامک کاری در طول ساعات عادی کار مناسب‌تر است، حتی اگر تنها یک یادآوری باشد. 

اطلاع از قوانین نگارش و استفاده از پیامک‌های کاری مهم است، اما مهم‌تر از آن اجرای آن در عمل است. شاید این قوانین سختگیرانه به نظر برسد، اما در واقعیت این قوانین به ارتقای استراتژی پیامکی کمک می‌کند. 

با دانستن این قوانین اکنون می‌دانید چه موقع بهتر است تماس بگیرید و چه موقع برای ارسال پیامک مناسب‌تر است. می‌توانید به این پرسش پاسخ دهید که تماس تلفنی یا پیامک، کدامیک برای امور کاری بیشتر استفاده می‌شود؟ 

اگر مطلب فوق را به دقت مطالعه کنید جایگاه تماس و پیامک کاری را به خوبی تشخیص می‌دهید. این مسئله در واقع یک مسئله کاری است. محتوا و مفهوم در تمامی ارتباطات کاری مهم است. 

بهترین راهکار این است که صبر کنید تا موقعیت مربوطه پیش آید و برای تماس یا پیامک کاری تصمیم بگیرید. اگر بیان یک مسئله برای روند کاری شما مهم است، این مسئله مطمئناً همیشه مهم خواهد بود. بنابراین خوب فکر کنید و دلایل مناسب برای ارسال یا عدم ارسال پیامک یا تماس یا عدم تماس تلفنی را تعیین کنید. آنگاه پیام خود را برای مشتری ارسال کنید یا با مشتری تماس بگیرید. 

درست است که امروزه پیامک جایگاه مناسبی در بین ارتباطات کاری پیدا کرده است و نقش مهمی در افزایش فروش و جذب مشتری ایفا می‌کند. اما مهم‌تر این است که بدانیم چطور پیامک بهتر و کارآمدتری ارسال کنیم و چه زمانی پیامک کاری را ارسال کنیم. محدودتر کردن گزینه‌های پیش رو کمک می‌کند راهکار مناسب‌تر را پیدا کرده و راحت‌تر تشخیص دهید که محتوای ارسالی کاری است یا حاوی اطلاعات شخصی‌تر است. 

پنج قانون طلایی فوق را می‌توانید به عنوان الگو در زمان تشکیل مدل پیامک‌های کاری برای هر صنعت در نظر گرفته و نتیجه بهتری به‌دست آورید.